4 prácticas para mejorar la comunicación de equipos en entornos de Teletrabajo

Recuerdo perfectamente los días en que tenía que asistir a la oficina de manera presencial y los avatares de enfrentar al caótico tráfico de las mañanas. Hoy, con el teletrabajo esto quedó atrás. En este aspecto (y en muchos otros más), trabajar desde casa tiene sus ventajas, sin embargo, soy consciente de los nuevos retos que ello supone. Como gestor de proyectos, y cómo responsable de liderar equipos de trabajo, he podido notar que uno de los aspectos que más se ha visto mellado con el teletrabajo es la comunicación al interior de los equipos.

Aristóteles subrayó el papel social del ser humano como un ente que interactúa y crea vínculos sociales, y son precisamente estos vínculos los que facilitan la comunicación. En el mundo laboral, tener una buena comunicación ha sido crucial para el éxito de los proyectos. Si bien cuando hacíamos trabajo presencial, mantener una buena comunicación siempre fue un gran reto, hoy el trabajo remoto nos trae nuevos y mayores desafíos: ¿Cómo comunicar de manera efectiva estando distantes? ¿Cómo generar sinergias que fomenten la comunicación? Para responder a ello, comparto cuatro prácticas que les ayudarán a comunicar mejor en sus equipos de trabajo.

UNO: PERSONAL MAP PARA FORTALECER VÍNCULOS

La interacción dentro de la oficina permitía extender la comunicación del plano laboral hacia el plano personal. La convivencia dentro de la oficina permitía al equipo tener espacios para comentar acerca de la vida cotidiana, compartir planes y metas e incluso detectar puntos afines con otros miembros que generaban empatía. Los almuerzos de camaradería y hasta las bromas lanzadas en buena onda servían para desarrollar lazos interpersonales de forma natural y conocernos mejor. Hoy, con espacios de comunicación virtual normalmente orientados a tratar temas laborales específicos, ¿cómo podemos seguir desarrollando estos vínculos tan importantes para la comunicación? Una manera poderosa de hacerlo es a través del Personal Map. El Personal Map es una práctica tomada del Management 3.0, que permite construir un mapa mental con información personal de cada miembro, tocando aspectos como la familia, los amigos, pasatiempos, valores o metas, lo que permite generar un clima de confianza al interior del equipo, fundamental para fomentar la comunicación.

DOS: USO DE TABLEROS PARA VISIBILIZAR

Visibilizar es comunicar. La visibilidad del proyecto es fundamental para tomar decisiones basadas en información actualizada, completa y precisa. Si un gestor de proyectos no tiene visibilidad clara sobre la carga laboral de cada miembro del equipo o sobre cuándo estarán disponibles para hacerse cargo de una tarea, ¿cómo podría gestionar la capacidad del proyecto para atender las múltiples necesidades de los clientes? Y si no tiene información actualizada, completa y precisa acerca del estado de las actividades del proyecto, es decir, si están en fecha o atrasadas o cuándo se terminan, ¿cómo podría aceptar compromisos? Al interior del equipo, la visibilidad del proyecto ayuda también a tener una mejor coordinación, revisar dependencias y detectar atascos en la ejecución de tareas.

Utilizar un tablero virtual para gestionar las actividades del proyecto es la mejor manera de transparentar el proyecto. A través del tablero podemos mostrar el estado de cada actividad, los responsables, las fechas estimadas de culminación, las fechas límites de entrega (deadlines) y otros elementos que en conjunto nos van a brindar un estado claro del proyecto.

TRES: DAILY MEETING PARA COMUNICAR AVANCE DE MANERA OPORTUNA

Otra práctica esencial es la Daily Meeting, reunión breve muy utilizada en proyectos con filosofía Agile que se lleva a cabo diariamente para sincronizar al equipo. En la Daily Meeting cada miembro comunica al resto del equipo el trabajo que está realizando, establece compromisos de avance y manifiesta abiertamente la ocurrencia de alguna dificultad de manera diaria. ¿Se imaginan lo que ocurriría si un miembro del equipo lleva atascado varios días en una actividad sin que nadie lo sepa? Probablemente los plazos del proyecto se verían comprometidos. La Daily Meeting garantiza al equipo una transferencia de información constante, le ayuda a tomar decisiones oportunas y facilita la colaboración.

CUATRO: RETROSPECTIVA CON CÁMARA ENCENDIDA PARA APROVECHAR LA COMUNICACIÓN NO VERBAL

La reunión de Retrospectiva es una reunión de evaluación que se lleva a cabo después de la entrega de un Sprint (incremento del producto al cliente), fase o etapa del proyecto o inmediatamente después de su culminación. Esta reunión nos permite evaluar cómo nos ha ido, los aspectos favorables del proyecto y las dificultades que hemos tenido que enfrentar durante ese periodo. La Retrospectiva permite el aprendizaje de todo el equipo y es una oportunidad invaluable para obtener retroalimentación, pero sobre todo es un espacio estupendo para comunicar. Siendo este un espacio de diálogo abierto que requiere la participación activa de todo el equipo, es una excelente oportunidad para encender las cámaras y sacarle provecho a la comunicación no verbal. Es importante tener claro qué está sintiendo el equipo al manifestar logros, expresar problemas o discutir propuestas. Esto posibilita la creación de una estrategia de comunicación efectiva cada vez mejor.

Si hay un gran reto que nos ha traído el teletrabajo es el de la comunicación efectiva. La manera de comunicarnos ha cambiado. Hemos perdido interacción física y la comunicación se ha volcado en gran parte a los canales de mensajería de texto y a las reuniones de videoconferencia donde no siempre tenemos la cámara encendida. La pérdida del face-to- face nos limita la comunicación no verbal que es tan importante como la que se expresa con palabras. Una deficiente comunicación puede disminuir la moral del equipo, generar una sensación de distanciamiento en las personas o de poca empatía con las personas a las que se conoce poco, incluso la organización entera corre el riesgo de no poder comunicar de manera efectiva sus planes, sus metas o su filosofía, si es que no ajusta su estrategia de comunicación. Por eso es importante desarrollar y fomentar el espíritu de trabajo en equipo y poner en práctica acciones concretas para comunicar mejor. Estas acciones comunicativas consolidan a los equipos y crean un clima de confianza que los hace remar juntos hacia adelante por el bien de la organización.

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